Arbeitszeit rechtssicher erfassen
Arbeitszeit und Projektzeit sind zwei verschiedene Dinge — und beide gehören sauber erfasst. Dieser Überblick zeigt, worauf es dabei ankommt und wie du beides in einem Ablauf zusammenbringst.
7 Minuten Lesezeit
Hinweis
Dieser Beitrag gibt einen praxisnahen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung werden weiterentwickelt. Prüfe den aktuellen Stand und eure konkrete Situation mit fachkundiger Beratung, bevor ihr eure Regelungen festlegt.
Woher die Pflicht kommt
Der Europäische Gerichtshof entschied im Mai 2019, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.
Das Bundesarbeitsgericht hat diese Linie im Beschluss vom 13. September 2022 auf das deutsche Recht übertragen: Aus dem Arbeitsschutzgesetz ergibt sich für Arbeitgeber die Pflicht, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen.
Zusätzlich gelten die bekannten Aufzeichnungspflichten für über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Stunden sowie für geringfügig Beschäftigte und bestimmte Branchen. Für Agenturen heißt das in der Praxis: erfassen, nachvollziehbar aufbewahren, auf Nachfrage vorlegen können.
Was aufgezeichnet wird
Der Kern ist überschaubar: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, dazu die Pausen. Die Aufzeichnungen werden aufbewahrt, üblich sind mindestens zwei Jahre.
Die Erfassung selbst darf an die Beschäftigten übertragen werden. Die Verantwortung dafür, dass ein funktionierendes System existiert und genutzt wird, bleibt beim Arbeitgeber.
Wichtig für Agenturen mit flexiblen Modellen: Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, sie entbindet aber nicht von der Aufzeichnung. Auch Home-Office-Tage und mobiles Arbeiten gehören dazu.
Projektzeit ist nicht Arbeitszeit
Diese Unterscheidung erspart viele Missverständnisse. Die Arbeitszeiterfassung dient dem Arbeitsschutz, die Projektzeiterfassung der Kalkulation und der Abrechnung. Ein Tag sieht dann so aus:
| Beginn | 8:30 Uhr |
| Pause | 45 Minuten |
| Ende | 17:15 Uhr |
| Arbeitszeit | 8,00 h |
| davon auf Kundenprojekte gebucht | 6,50 h |
| davon auf interne Projekte gebucht | 1,50 h |
Die obere Hälfte erfüllt die gesetzliche Pflicht, die untere trägt deine Kalkulation. Beide Hälften entstehen aus derselben Arbeit — und passen zusammen, wenn interne Zeiten ebenfalls gebucht werden.
Genau deshalb lohnt es sich, beide Zwecke in einem Ablauf zu denken. Wer die Arbeitszeit ohnehin täglich festhält, ergänzt die Projektzuordnung ohne zusätzlichen Aufwand.
Datenschutz und Mitbestimmung
Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Es gelten Zweckbindung und Datenminimierung: erhoben wird, was für Arbeitsschutz, Abrechnung und Projektsteuerung nötig ist — nicht mehr.
Der Zugriff wird über Rollen geregelt. Nicht jede Person braucht Einblick in die Zeiten aller anderen; Projektleitung, Verwaltung und Geschäftsführung haben unterschiedliche Anlässe.
Gibt es einen Betriebsrat, ist die Ausgestaltung der Erfassung mitbestimmungspflichtig. Frühzeitig einbinden hilft doppelt: rechtlich und für die Akzeptanz im Team.
Die Einführung in fünf Schritten
Regelarbeitszeiten und Modelle je Person festhalten
Festlegen, wann und wie erfasst wird — täglich und im selben System
Zugriffsrechte über Rollen vergeben und dokumentieren
Abwesenheiten, Home-Office und Pausen in denselben Ablauf einbinden
Aufbewahrung und Auswertungswege einmal schriftlich festhalten
Dem Team erklären, wofür die Daten verwendet werden — und wofür nicht
Der letzte Punkt entscheidet über die Akzeptanz. Wer offen sagt, dass die Zahlen der Kalkulation und dem Arbeitsschutz dienen und nicht der Bewertung einzelner Personen, bekommt vollständige Daten.
So hilft dir worqy dabei
Mit worqy laufen beide Seiten in einem System zusammen: die Arbeitszeit der Menschen und die Projektzeit der Aufträge.
Arbeitszeiten je Benutzer hinterlegen
In den Benutzerdetails legst du Arbeitszeiten, Urlaubstage, Freigaben und Home-Office-Regelungen fest — die Grundlage für alle weiteren Auswertungen.
Benutzerdetails →Erfassung im Projektkontext
Zeiten werden täglich auf Projekt und Leistung gebucht. Damit entsteht die Projektzeit ohne zweites System und ohne doppelte Pflege.
Reporting und Zeiterfassung →Abwesenheiten im selben Ablauf
Urlaub, Krankheit und Home-Office werden beantragt und dokumentiert. Freigaben laufen über die hinterlegten Zuständigkeiten.
Abwesenheiten →Zugriff über Rollen steuern
Rollen bündeln Berechtigungen fachlich. So sieht jede Person genau die Daten, die sie für ihre Aufgabe braucht.
Benutzer- und Rollenverwaltung →Nachweise auf Knopfdruck
Erfasste Zeiten lassen sich je Zeitraum auswerten und exportieren — für den Kundennachweis ebenso wie für die interne Dokumentation.
Monatsberichte →Termine und Kalender passen dazu
Der gemeinsame Kalender zeigt Termine und Abwesenheiten. Das Team sieht, wer verfügbar ist, ohne nachzufragen.
Kalender →Schnell, übersichtlich, unkompliziert — worqy.
Tipp
Schreibt eure Regelung auf eine Seite: wann erfasst wird, wer was sieht, wie lange die Daten bleiben. Diese eine Seite beantwortet im Alltag mehr Fragen als jede Schulung.
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