Benutzer- und Rollenverwaltung
Verwalte Teamzugänge, ordne Benutzer passenden Rollen zu und steuere mit klaren Berechtigungen, welche Bereiche und Aktionen in worqy zur Verfügung stehen.
Benutzerübersicht öffnen
Öffne im worqy-Menü den Bereich „Einstellungen“ und wähle „Benutzer“. Die Seite „Übersicht Benutzer“ zeigt dir die aktuellen Benutzer, die maximale Anzahl sowie die wichtigsten Kontaktdaten und Arbeitswerte.
Über die Aktionen oben rechts kannst du einen neuen Benutzer einladen oder einen virtuellen Benutzer anlegen.
Benutzertabelle filtern
Die Tabelle enthält Name, E-Mail, Rolle, Wöchentliche Arbeitszeit, Stundensatz, Status und Letzter Login.
Nutze die Filter direkt unter den Spaltenüberschriften: Suche nach Vor- oder Nachname, E-Mail-Adresse und Rolle. Mit dem Statusfilter grenzt du die Liste auf „aktiv“ oder „inaktiv“ ein. Die Filter können kombiniert werden.
Benutzer einladen
Klicke auf „Benutzer einladen“, wenn ein Teammitglied einen eigenen Login erhalten soll. Trage Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein und wähle anschließend „Einladung senden“.
Die eingeladene Person erhält die Login-URL, den Benutzernamen und ein automatisch erzeugtes Passwort per E-Mail. So kann der Zugang direkt genutzt werden.
Virtuellen Benutzer anlegen
Ein „Virtueller Benutzer“ ist für interne Zuordnungen gedacht, wenn kein eigener Login benötigt wird. Vergib eine eindeutige Bezeichnung, zum Beispiel für eine Automatisierung oder eine Kostenquelle.
Virtuelle Benutzer erhalten keine E-Mail und keinen Login und belegen keinen Lizenzplatz. Sie dienen ausschließlich als Quelle für worqy-Kosten.
Rollenverwaltung öffnen
Öffne im Bereich „Einstellungen“ die „Rollenverwaltung“. Hier siehst du alle Rollen, die Anzahl der zugeordneten Benutzer und die Berechtigungen je Fachbereich.
Die Rollenansicht gruppiert die Zugriffe unter anderem nach Projekten, Kontakten, Dokumenten, Analysen, Berichten, ToDos, Ressourcenplanung, Kalender und Benutzern. Dadurch bleibt auch eine umfangreiche Rollenmatrix nachvollziehbar.
Neue Rolle erstellen
Klicke auf „Neue Rolle erstellen“, vergib einen Rollenname und wähle die benötigten fachlichen Berechtigungen aus. Die Auswahl ist nach Bereichen gegliedert, zum Beispiel „Projekte“, „Kontakte“, „Analysen“ oder „Benutzer“.
Mit „Rolle erstellen“ speicherst du die neue Kombination. Weise sie anschließend den passenden Benutzern zu.
Rolle einem Benutzer zuweisen
Öffne in der Benutzertabelle den Namen der gewünschten Person. In den Benutzerdetails kannst du die „Rolle“ über das Bearbeiten-Symbol ändern, eine Rolle auswählen und die Änderung speichern.
Auf derselben Detailseite lassen sich – abhängig vom Zugriff – unter anderem Name, E-Mail-Adresse, Status, Arbeitszeit und Stundensatz pflegen. Die Rolle bestimmt dabei weiterhin, welche Bereiche und Aktionen die Person nutzen kann.
Mitarbeiter deaktivieren statt löschen
Ein Benutzer lässt sich in worqy nicht löschen, da mit ihm zahlreiche Daten verknüpft sind, zum Beispiel Reportings oder Todos. Stattdessen deaktivierst du den Benutzer: Öffne die Benutzerdetails über die Benutzertabelle und setze den „Status“ auf „inaktiv“.
Ein deaktivierter Benutzer ist für andere Benutzer in worqy nicht mehr sichtbar und kann sich nicht mehr anmelden. Seine bisherigen Daten – etwa Reportings, Todos oder Projektzuordnungen – bleiben dabei vollständig erhalten und weiterhin auswertbar.
Bestehende Rollen anpassen
Bearbeite den Rollennamen direkt in der Rollenübersicht. Die Schalter in der Berechtigungsmatrix aktivierst oder deaktivierst du einzeln. Änderungen werden direkt gespeichert und gelten für alle Benutzer, die diese Rolle verwenden.
Prüfe vor einer Änderung, welche Aufgaben die betroffenen Personen ausführen müssen. Eine Rolle sollte nur die Bereiche und Aktionen enthalten, die für die jeweilige Aufgabe erforderlich sind.
Rollen sicher löschen
Zum Löschen einer Rolle öffnest du die Löschaktion in der entsprechenden Zeile. Die Anwendung zeigt zunächst einen Bestätigungsdialog mit dem Rollennamen. Bestätige nur, wenn die Rolle wirklich nicht mehr benötigt wird.
Rollen, die noch Benutzern zugeordnet sind, können nicht gelöscht werden. Ordne die Benutzer zunächst einer anderen Rolle zu und wiederhole den Vorgang anschließend.
Tipp
Lege Rollen nach Aufgabenbereichen an und halte sie möglichst übersichtlich. Teste neue Rollen zuerst mit einem geeigneten Benutzerkonto, bevor du sie dem gesamten Team zuweist.
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