Auslastung planen, ohne zu raten
Kapazität ist keine Gefühlssache. Wir stellen vier Wochen Vorschau auf: buchbare Stunden, Abwesenheiten und zugesagte Arbeit je Rolle — und sehen, wo es eng wird.
8 Minuten Lesezeit
Was Kapazität wirklich ist
Vierzig Wochenstunden sind keine vierzig Projektstunden. Von der Anwesenheit gehen interne Arbeit, Abstimmung und Akquise ab — übrig bleibt die buchbare Zeit.
Diese Quote ist je Rolle unterschiedlich und lässt sich aus den erfassten Stunden ablesen: In der Gestaltung sind es rund 77 Prozent, in der Umsetzung 70, in der Beratung 60.
Wer mit der Anwesenheit plant, verplant Zeit, die es nicht gibt. Wer mit der buchbaren Quote plant, sagt Termine zu, die halten.
Die Vier-Wochen-Vorschau
Vier Wochen sind der richtige Horizont: nah genug, um verlässlich zu sein, weit genug, um noch zu handeln. So sieht er aus:
| Rolle | Buchbar | Abwesend | Bleibt | Zugesagt | Frei |
|---|---|---|---|---|---|
| Gestaltung | 124 | − 25 | 99 | 112 | − 13 |
| Umsetzung | 112 | 0 | 112 | 96 | + 16 |
| Beratung | 96 | − 10 | 86 | 80 | + 6 |
| Geschäftsführung | 88 | 0 | 88 | 60 | + 28 |
| Gesamt | 420 | − 35 | 385 | 348 | + 37 |
37 freie Stunden im Team — und trotzdem ein Engpass.
In der Gestaltung fehlen 13 Stunden, und die Geschäftsführung kann sie nicht übernehmen. Deshalb wird je Rolle geplant und nicht als Summe.
Abwesenheiten kommen zuerst
Urlaub, Fortbildung und Home-Office-Tage sind keine Störung der Planung, sondern ihre Grundlage. Sie werden abgezogen, bevor irgendetwas zugesagt wird.
Im Beispiel ist es eine Urlaubswoche in der Gestaltung. Sie allein erklärt den Engpass — und war vier Wochen vorher bekannt.
Dazu die zweite Regel: Plane auf 85 Prozent der buchbaren Zeit, nicht auf 100. Der Rest geht für Unvorhergesehenes drauf, jedes Mal.
Drei Hebel bei einem Engpass
Reihenfolge ändern
Was ohne die knappe Rolle vorankommt, wird vorgezogen. Kostet nichts und schafft oft schon die 13 Stunden.
Termin verschieben
Vier Wochen vorher ist eine Verschiebung eine Absprache. Drei Tage vorher ist sie eine Entschuldigung.
Kapazität dazuholen
Externe Unterstützung ist eine Fremdkostenposition — kalkuliert, nicht improvisiert.
Alle drei Hebel funktionieren nur früh. Genau deshalb lohnt der Blick vier Wochen nach vorn statt der Rückschau am Monatsende.
So hilft dir worqy dabei
Mit worqy stehen die Zahlen für diese Vorschau bereits bereit — erfasste Stunden, Abwesenheiten und offene Budgets liegen im selben System.
Abwesenheiten im Jahreskalender
Urlaub, Krankheit und Home-Office sind für das Team sichtbar, Freigaben laufen über die hinterlegten Zuständigkeiten.
Abwesenheiten →Das Dashboard blickt voraus
Module wie „Kommende Urlaube“ und „Home-Office“ zeigen beim Anmelden, welche Wochen dünner besetzt sind.
Dashboard →Restaufwand aus dem Budget
Das Projektbudget zeigt je Leistung Restbetrag und Auslastung. Daraus wird die Spalte „Zugesagt“ deiner Vorschau.
Projektbudget →Buchbare Quote je Rolle
Die erfassten Stunden zeigen, welcher Anteil der Anwesenheit tatsächlich auf Kundenprojekte geht — die Grundlage jeder Kapazitätsrechnung.
Reporting und Zeiterfassung →Alle laufenden Projekte im Blick
Die Projektübersicht filtert nach Status, Verantwortlichen und Zeitraum. So siehst du, was in den nächsten Wochen zusammenkommt.
Projektübersicht und Auswertung →Termine gemeinsam sehen
Der Kalender bringt Termine und Abwesenheiten zusammen, auf Wunsch mit Office 365 verbunden.
Kalender →Schnell, übersichtlich, unkompliziert — worqy.
Tipp
Baue die Vorschau einmal pro Woche zur selben Zeit auf — zehn Minuten, immer dieselben vier Spalten. Der Wert entsteht durch die Wiederholung, nicht durch die Genauigkeit.
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