Kennzahlen für Agenturen, kurz erklärt
Fünf Zahlen reichen, um eine Agentur zu steuern. Wir rechnen sie an einem Jahr mit acht Mitarbeitenden durch — jede mit Formel, Beispielwert und der Entscheidung, die daraus folgt.
8 Minuten Lesezeit
Die Ausgangslage
Acht Mitarbeitende, 13.376 Stunden Anwesenheit im Jahr, davon 8.800 auf Kundenprojekte gebucht. Daraus entstehen rund 800.000 € Jahresleistung.
Alle fünf Kennzahlen unten stammen aus diesen Zahlen. Setze deine eigenen ein — die Formeln bleiben gleich.
Fünf Kennzahlen, fünf Entscheidungen
| Kennzahl | Formel | Beispiel |
|---|---|---|
| Erlös je Stunde | Leistung ohne Fremdkosten ÷ gebuchte Stunden | 91 € |
| Buchbare Quote | Kundenstunden ÷ Anwesenheitsstunden | 66 % |
| Auftragsbestand | Beauftragt, noch nicht geleistet | 260.000 € |
| Deckungsbeitrag je Kunde | Erlös − Fremdkosten − Stunden zum Kostensatz | 5.990 € |
| Außenstände | Offene Rechnungen, davon über 30 Tage | 62.000 € |
Mehr Kennzahlen führen selten zu mehr Klarheit. Wer diese fünf monatlich kennt, kennt seine Agentur.
Was die Zahlen sagen
Der Erlös je Stunde von 91 € liegt über den 77 €, die die Kosten decken, und knapp über dem Listenpreis von 90 €. Das Jahr trägt sich, ohne Reserven aufzubauen.
Die buchbare Quote von 66 Prozent ist die stärkste Stellschraube. Ein Punkt mehr sind 134 Stunden — bei 91 € rund 12.000 € zusätzliche Leistung, ohne eine einzige Einstellung.
Der Auftragsbestand von 260.000 € entspricht knapp vier Monaten. Fällt er unter zwei, gehört die Akquise nach oben auf die Tagesordnung — lange bevor es im Umsatz sichtbar wird.
Der Deckungsbeitrag zeigt, was ein Kunde nach Fremdkosten und Personalkosten übrig lässt: beim Relaunch 36.020 € minus 390 Stunden zu 77 € macht 5.990 €. Die Außenstände schließlich sind die Zahl, die über Liquidität entscheidet, nicht über Erfolg.
Worauf du verzichten kannst
Umsatz je Mitarbeiter, Anzahl der Projekte, Zahl der Angebote: interessant, aber ohne Handlungsfolge. Eine Kennzahl verdient ihren Platz nur, wenn eine Entscheidung an ihr hängt.
Der Test ist einfach: Was tust du, wenn die Zahl um zehn Prozent fällt? Fällt dir nichts ein, kannst du dir das Messen sparen.
So hilft dir worqy dabei
Mit worqy stehen diese fünf Zahlen erfreulich schnell bereit — Projekte, Stunden und Rechnungen liegen im selben System.
Kennzahlen auf dem Dashboard
Die Kacheln auf der Startseite zeigen die Werte, die du eingestellt hast — der Blick am Morgen dauert Sekunden.
Dashboard →Kacheln selbst festlegen
In den Einstellungen bestimmst du, welche Werte als Kennzahlen erscheinen — passend zu den fünf Zahlen, die ihr wirklich nutzt.
worqy Einstellungen →Erlös je Kunde und Monat
Die Monatsberichte führen Stunden, Fremdkosten, Artikel und Erlöse je Kunde zusammen — die Basis für Erlös je Stunde und Deckungsbeitrag.
Monatsberichte →Umsatz über Jahre vergleichen
Jahresauswahl, Jahresvergleich und Monatsdiagramm zeigen Entwicklung statt Momentaufnahme.
Umsatzübersicht →Offene Posten im Blick
Mahnungen zeigen, welche Rechnungen überfällig sind, und der Rechnungsabgleich ordnet Kontobewegungen automatisch zu.
Mahnungen →Buchbare Quote aus den Stunden
Die erfassten Zeiten zeigen, welcher Anteil der Anwesenheit auf Kundenprojekte geht — je Rolle und je Monat.
Reporting und Zeiterfassung →Schnell, übersichtlich, unkompliziert — worqy.
Tipp
Schreibe neben jede Kennzahl den Wert, ab dem du handelst. Eine Zahl ohne Schwelle ist eine Information; eine Zahl mit Schwelle ist eine Entscheidung.
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