worqy Einstellungen
Auf der Einstellungsseite legst du die Unternehmensdaten, Nummernkreise, steuerlichen Bankdaten und PDF-Hintergründe für deine Dokumente fest.
KPI auf der Einstellungsseite
Oben auf der Seite zeigen vier Kacheln den aktuellen Überblick: Tarif, aktive Nutzer im Verhältnis zum Nutzerlimit, monatlicher Tarifpreis und den Verbrauch des worqy AI Agenten.
Beim AI-Agenten siehst du entweder den prozentualen Verbrauch des gesetzten Limits oder den Hinweis, dass kein Limit hinterlegt ist. Die Kacheln sind eine Orientierung und keine Bearbeitungsfelder.
Firmeninformationen pflegen
Unter „Firmeninformationen“ hinterlegst du Firmenname, Straße, PLZ, Ort und Land. Bearbeite einzelne Werte über das Stiftsymbol und speichere sie mit dem grünen Speichern-Symbol. Mit Abbrechen verwirfst du die aktuelle Änderung.
Vollständige Firmendaten werden für korrekte Dokumente und gesetzeskonforme E-Rechnungen benötigt.
Nummernkreise und Startnummern
Im Bereich „Nummernkreise“ definierst du getrennte Formate für Angebote, Rechnungen und Stornorechnungen. Für jeden Bereich gibt es zusätzlich eine eigene Startnummer.
Die Startnummer legt fest, mit welcher laufenden Zahl die Vergabe beginnt. Änderungen gelten für künftig erzeugte Nummern und ändern bereits vergebene Dokumentnummern nicht.
Syntax der Nummernkreise
Ein Nummernkreis besteht aus festem Text und Platzhaltern. Fester Text wie AN, RE oder ST bleibt erhalten.
{YYYY}– vierstellige Jahreszahl{YY}– zweistellige Jahreszahl{MM}– zweistelliger Monat{DD}– zweistelliger Tag{###}– laufende Nummer mit mindestens drei Stellen{####}– laufende Nummer mit mindestens vier Stellen
Beispiele: AN{YY}{####} ergibt beispielsweise AN260001. RE{YYYY}-{MM}-{####} ergibt beispielsweise RE2026-04-0001. Führende Nullen werden bei den laufenden Nummern automatisch ergänzt.
Steuerliche und Bankdaten
Unter „Steuerliche und Bankdaten“ pflegst du Steuernummer, USt-ID, IBAN und BIC. Jede Angabe wird einzeln über das Stiftsymbol bearbeitet und gespeichert.
Steuernummer und USt-ID werden für steuerliche Pflichtangaben verwendet. IBAN und BIC helfen dabei, Zahlungen eindeutig deinem Unternehmen zuzuordnen.
PDF-Hintergründe für Angebote und Rechnungen
Im Bereich „PDF-Hintergründe“ lädst du getrennte PDF-Dateien für „Seite 1“ und „Folgeseiten“ hoch. Seite 1 eignet sich beispielsweise für ein Titelblatt oder den oberen Briefpapierbereich; die Folgeseiten erhalten ihr eigenes wiederkehrendes Layout.
Wähle eine PDF-Datei aus und klicke auf „Upload“. Vorhandene Hintergründe können heruntergeladen und die erzeugte Vorschau kann direkt geprüft werden. Die Hintergründe werden beim PDF-Export von Angeboten und Rechnungen verwendet. Die genaue Gestaltung der Dokumente wird im Artikel „Rechnungs- und Angebotslayout“ erklärt.
Tipp
Pflege zuerst die Firmen-, Steuer- und Bankdaten und prüfe danach Nummernkreise und PDF-Hintergründe. So sind Angebote und Rechnungen von Anfang an vollständig vorbereitet.
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