Angebot erstellen und verwalten
Erstelle ein Angebot als Entwurf, ergänze Adresse und Positionen, schließe es mit einer Angebotsnummer ab und verwalte danach Versand, Historie und Folgeaktionen.
Angebotsentwurf anlegen
Öffne die Angebotsübersicht und klicke auf „Neues Angebot“. worqy legt einen Entwurf ohne endgültige Angebotsnummer an und öffnet die Detailseite.
Für das Anlegen brauchst du die passende Berechtigung. Vollständige Unternehmensdaten sind erforderlich, bevor das Angebot abgeschlossen werden kann.
Kunde und Angebotsadresse
Bearbeite den Bereich „Angebotsadresse“, wähle den Kunden und – sofern vorhanden – den Ansprechpartner. Die Adresse wird aus den Kundendaten übernommen und kann im Entwurf geprüft und gespeichert werden.
Ein Angebot kann einem Kundenprojekt zugeordnet werden. Die Angebotsadresse bleibt als Snapshot am Dokument erhalten.
Angebotsdetails ergänzen
Im Bereich „Angebotsdetails“ pflegst du Angebotsdatum, Gültigkeitsdatum, Zahlungsbedingungen und die interne verantwortliche Person. Die Gültigkeit kann auch unbegrenzt bleiben.
Ändere und speichere die Felder, solange sich das Angebot im Entwurf befindet. Vor dem Abschluss sollten Kunde, Adresse und Fristen geprüft sein.
Angebotspositionen anlegen
Füge Positionen mit Überschrift, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Mehrwertsteuersatz und optionaler Projektzuordnung hinzu. Die Summen werden aus den Positionen berechnet.
Positionen lassen sich bearbeiten, sortieren, in die Zwischenablage kopieren und entfernen. Mindestens eine Position ist notwendig, um das Angebot abzuschließen.
worqy ai für Angebotstexte verwenden worqy ai
Öffne bei einer Positionsbeschreibung „worqy ai“, gib einen Inhalt oder Kontext ein und lege Wortanzahl sowie Stichpunkte fest. worqy ai erzeugt daraus einen passenden Angebotstext.
Prüfe die Antwort fachlich und übernimm sie erst danach in die Position. Die Funktion benötigt die passende Berechtigung zur Nutzung von worqy ai und ein verfügbares worqy-ai-Budget.
Angebot abschließen und Nummer vergeben
„Angebot abschließen“ wird aktiv, wenn die Firmendaten vollständig sind, mindestens eine Position vorhanden ist und du Angebote bearbeiten darfst. Der Klick vergibt die Angebotsnummer und beendet die unnummerierte Entwurfsphase.
Prüfe vor diesem Schritt alle Inhalte. Danach stehen PDF-Export, Versand und weitere Folgeaktionen für das fertige Angebot zur Verfügung.
PDF exportieren
Wenn Firmendaten und Positionen vollständig sind, öffnest du über „PDF Export“ das Angebotsdokument. Der Download wird in der Versandhistorie protokolliert.
Angebot per E-Mail versenden
„Per E-Mail senden“ steht für ein abgeschlossenes Angebot zur Verfügung, wenn beim Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Bevorzugt wird „E-Mail Rechnung“; fehlt diese, verwendet worqy die allgemeine Kunden-E-Mail.
Nach der Bestätigung wird das PDF als Anhang versendet. Der Button zeigt die verwendete Empfängeradresse an.
Historie von Download und Versand
Über „Historie“ öffnest du die Versandhistorie des aktuellen Angebots. Dort siehst du Datum, Aktion, Benutzer und – beim E-Mail-Versand – den Empfänger.
„PDF Download“ und „E-Mail Versand“ werden getrennt protokolliert.
Status ändern
Bei einem nummerierten Angebot kannst du den Status über „Status“ auf Entwurf, Versendet, Angenommen oder Abgelehnt setzen. Die Statusänderung hilft dir, den Bearbeitungsstand des Angebots nachvollziehbar zu halten.
Angebot kopieren oder in Rechnung umwandeln
Mit „Kopieren“ erzeugst du aus dem bestehenden Angebot einen neuen Entwurf ohne Angebotsnummer. Kunde, Adresse, Details und Positionen werden übernommen.
Mit „In Rechnung umwandeln“ entsteht eine neue Rechnung als Entwurf mit den Angebotsdaten, der Angebotsadresse und den Positionen. Die Rechnungsnummer vergibst du anschließend im Rechnungsbereich.
Projektbudget aus einem angenommenen Angebot erstellen
Bei einem angenommenen Angebot kannst du „Projektbudget erstellen“ verwenden. Die Angebotspositionen werden als Grundlage für Budgetpositionen des Projekts genutzt.
Falls bereits ein Budget vorhanden ist, prüfst du im Bestätigungsdialog, ob die neuen Positionen ergänzt werden sollen. Dafür brauchst du die passende Berechtigung zur Verwaltung des Projektbudgets.
Tipp
Schließe ein Angebot erst ab, wenn Kunde, Adresse, Gültigkeit, Zahlungsbedingungen und Positionen geprüft sind. So stimmen PDF, E-Mail und eine spätere Rechnung von Anfang an.
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