Rechnung erstellen und verwalten
Erstelle eine Rechnung als Entwurf, ergänze Adresse und Positionen, schließe sie mit einer Rechnungsnummer ab und verwalte danach Versand, Historie und Mahnungen.
Rechnungsentwurf anlegen
Öffne die Rechnungsübersicht und klicke oben rechts auf „Neue Rechnung“. worqy legt einen Entwurf an und öffnet direkt die Detailseite. Für den Start brauchst du vollständige Unternehmensdaten und die passende Berechtigung zum Anlegen von Rechnungen.
Ein Entwurf besitzt zunächst noch keine echte Rechnungsnummer und kann vor dem Abschluss angepasst oder gelöscht werden.
Kunde und Rechnungsadresse
Im Bereich „Rechnungsadresse“ klickst du auf „Bearbeiten“. Wähle den Kunden und anschließend – sofern vorhanden – den Ansprechpartner aus. Die Rechnungsadresse wird aus den Kundendaten übernommen und kann vor dem Speichern geprüft werden.
Speichere die Auswahl mit „Speichern“. Die Adresse gehört zu dieser Rechnung und sollte vor dem Abschluss vollständig sein.
Rechnungsdetails ergänzen
Im Bereich „Rechnungsdetails“ bearbeitest du Rechnungsdatum, Lieferdatum, Zahlungsdatum und Zahlungsbedingungen. Die Zahlungsbedingungen bestimmen, welche Zahlungsfrist auf der Rechnung verwendet wird.
Änderungen an einem Entwurf speicherst du über die jeweilige „Speichern“-Aktion. Welche Felder später noch geändert werden können, hängt vom Status der Rechnung ab.
Rechnungspositionen anlegen
Öffne im Bereich „Rechnungspositionen“ den Bearbeitungsmodus. Jede Position kann einem Projekt zugeordnet werden oder ohne Projekt bleiben. Ergänze Titel, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis und Mehrwertsteuersatz.
Mit „Position hinzufügen“ legst du weitere Zeilen an. Du kannst Positionen sortieren, bearbeiten und entfernen. Netto, Mehrwertsteuer und Brutto werden automatisch neu berechnet.
worqy ai für Positionen verwenden worqy ai
Im Bearbeitungsmodus kannst du „worqy ai“ öffnen und einen Rechnungstext analysieren lassen. worqy ai schlägt daraus mögliche Rechnungspositionen vor.
Prüfe Titel, Beschreibung, Menge, Preis und Mehrwertsteuer. Übernimm nur Positionen, die eindeutig zum Originaltext und zur Rechnung gehören. Für die Funktion brauchst du die passende Berechtigung zur Nutzung von worqy ai; außerdem muss das monatliche worqy-ai-Budget verfügbar sein.
Rechnung abschließen und Nummer vergeben
Der Button „Rechnung abschließen“ wird sichtbar, wenn die Firmendaten vollständig sind, ein Kunde und mindestens eine Position vorhanden sind und du die Rechnung bearbeiten darfst. Der Klick beendet den Entwurf und vergibt die echte Rechnungsnummer.
Nach diesem Schritt ist die Rechnung keine unnummerierte Arbeitsfassung mehr. Sind Projekte mit den Positionen verknüpft, öffnet sich anschließend „Verknüpfte Projekte abschließen“. Dort entscheidest du separat, welche Projekte abgeschlossen werden sollen.
PDF herunterladen
Nach vollständiger Firmendaten-, Kunden- und Positionsangabe kannst du über „PDF Export“ das Rechnungsdokument öffnen oder herunterladen. Der PDF-Download wird in der Historie dieser Rechnung protokolliert.
Rechnung per E-Mail versenden
Der Button „Per E-Mail senden“ erscheint erst, wenn die Rechnung eine Rechnungsnummer besitzt und beim Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Bevorzugt wird die Adresse aus „E-Mail Rechnung“; ist sie leer, verwendet worqy die allgemeine Kunden-E-Mail.
Der Empfänger wird am Button angezeigt. Prüfe Rechnung und Adresse vor dem Versand. Der Versand wird anschließend als E-Mail-Aktion in der Historie protokolliert.
Historie: Download und E-Mail-Versand
Wenn eine Rechnung bereits protokollierte Aktionen besitzt, öffnest du über „Historie“ das Modal „Versandhistorie“. Die Tabelle zeigt Datum, Aktion, Benutzer und Details.
Ein Eintrag „PDF Download“ dokumentiert den Download. Ein Eintrag „E-Mail Versand“ dokumentiert den Versand und zeigt – sofern vorhanden – den Empfänger. Die Historie bezieht sich immer nur auf die aktuell geöffnete Rechnung.
Status ändern und Rechnung stornieren
Nach der Nummernvergabe kannst du den Status über „Status“ ändern. Möglich sind Entwurf, Versendet, Bezahlt, Überfällig und Storniert.
Beim Status „Storniert“ öffnet sich ein Bestätigungsdialog. Danach wird automatisch eine Stornorechnung erzeugt und die ursprüngliche Rechnung kann nicht normal weiterbearbeitet werden. Die Stornorechnung kann als PDF heruntergeladen werden.
Wann kann eine Mahnung erstellt werden?
Der Button für die nächste Mahnstufe erscheint nur, wenn die Unternehmensdaten vollständig sind, die Rechnung eine Rechnungsnummer besitzt und du Rechnungen bearbeiten darfst.
Zusätzlich muss die Rechnung den Status „Gesendet“ oder „Überfällig“ besitzen, das Zahlungsdatum muss in der Vergangenheit liegen und für die nächste Mahnstufe muss noch eine Mahnung angelegt werden dürfen. Entwürfe, bezahlte Rechnungen, stornierte Rechnungen und noch nicht fällige Rechnungen können nicht direkt gemahnt werden.
Entwurf löschen
Ein Entwurf kann über „Löschen“ entfernt werden, solange sein Status „Entwurf“ ist und noch keine Rechnungsnummer vergeben wurde. Der Löschvorgang muss im Bestätigungsdialog bestätigt werden.
Tipp
Schließe eine Rechnung erst ab, wenn Kunde, Adresse, Positionen, Zahlungsbedingungen und Beträge geprüft sind. Danach lassen sich Entwurfsfehler nicht mehr einfach durch Löschen korrigieren.
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