Academy
Stell eine Frage zu worqy – die Antwort kommt direkt aus den worqy/academy-Inhalten, inklusive Quellenangaben.
In worqy bündelst du alle Informationen zu einem Auftrag an einem zentralen Ort. Du legst Projekte an, verknüpfst sie mit Kunden, steuerst Status und Budget und hältst Arbeitszeiten sowie weitere Kosten direkt am Projekt fest.
Die Projektübersicht ist dein Einstieg in alle laufenden, geplanten und abgeschlossenen Projekte. Über die Filterzeile direkt unter den Spaltenüberschriften findest du Projekte schnell wieder.
Bei Budgetprojekten mit hinterlegtem Budget siehst du neben dem Projektnamen einen kleinen Fortschrittskreis. Er zeigt auf einen Blick, wie viel des Budgets bereits verbraucht ist: grün bei unter 80 % Verbrauch, orange zwischen 80 und 99 % und rot, sobald das Budget zu 100 % oder mehr ausgeschöpft ist. Fehlt bei einem Budgetprojekt das Budget, erscheint an dieser Stelle stattdessen ein Warnsymbol.
Vor dem Euro-Betrag in der Kosten-Spalte erscheint ein kleines Info-Symbol, sobald sich der angezeigte Betrag aus mehreren Kostenarten zusammensetzt, also zusätzlich zu den Reportings noch Fremdkosten und/oder Artikelkosten enthält. Fährst du mit der Maus über das Symbol, zeigt worqy die Aufschlüsselung nach Reportings, Fremdkosten und Artikeln einzeln an. Besteht der Betrag nur aus Reportings, erscheint kein Info-Symbol.
Detaillierte Anleitung: Projekt anlegen →
Die Projektliste ist ein Beispiel für die Filterzeile in worqy. Eine ausführliche Erklärung zu Suche, Filterkombinationen und mobilen Tabellen findest du im Artikel Tabellen filtern →
Der Status zeigt, in welcher Phase sich ein Projekt befindet. Eine ausführliche Erklärung der Statuswerte und des Statuswechsels findest du im Artikel Projektstatus →
Der Projekttyp legt fest, wie du Aufwand, Kosten und Status im Projekt behandelst. Wähle ihn deshalb schon beim Anlegen bewusst aus.
Für abrechenbare Kundenprojekte, bei denen Arbeitszeiten erfasst und nach Leistungen beziehungsweise Stundensätzen ausgewertet werden. Beim Anlegen ist ein Kunde erforderlich. Für diesen Typ wird die Reporting-Beschreibung automatisch als Pflichtfeld aktiviert.
Für Projekte mit einem geplanten finanziellen Rahmen. Das Budget entsteht aus den Budgets der einzelnen Projektleistungen. Reportings und Fremdkosten werden dagegen als Verbrauch gegen dieses Budget gerechnet.
Für interne Vorhaben ohne Kundenabrechnung. Das Kundenfeld wird ausgeblendet und der Status startet als „läuft“. Der Aufwand kann intern dokumentiert werden, wird aber nicht wie ein externes Kundenprojekt behandelt.
Über „Projekt anlegen“ startest du ein neues Projekt. Vergib einen Namen, ordne den passenden Kunden zu und ergänze Startdatum, Status, Projekttyp sowie die verantwortliche Person. Wenn die Funktion für deine Organisation verfügbar ist, kann dich worqy ai bei einem passenden Projektname-Vorschlag unterstützen.
In den Projektdetails hältst du Beschreibung, Stammdaten und wichtige Hinweise aktuell. Von dort erreichst du auch die projektbezogenen Unterseiten.
Reportings, Budgets und Fremdkosten werden direkt am Projekt zusammengeführt. So erkennst du Aufwand, Kosten und Budgetentwicklung ohne separate Listen.
Halte den Status von der Anbahnung über „läuft“ bis zum Abschluss aktuell. Dadurch bleibt die Projektübersicht für dein Team aussagekräftig.
Die Detailseite ist die zentrale Arbeitsfläche für ein einzelnes Projekt. Oben findest du Status, Aktionen und die Navigation zu den Unterseiten. Darunter siehst du Kennzahlen, Stammdaten, Beschreibung und die zugehörigen Aktivitäten.
Auf der Budgetseite legst du einzelne Projektleistungen an, zum Beispiel „Konzeption“, „Design“ oder „Entwicklung“. Jede Projektleistung erhält ein eigenes Netto-Budget. Die Summe dieser Positionen wird als Gesamtbudget des Projekts gespeichert.
Die Budgetauswertung stellt den Wert der erfassten Reportings und die Fremdkosten dem Budget gegenüber. Du siehst Budgetsumme, bereits verbrauchten Betrag, verbleibendes Budget und den prozentualen Rest.
Für eine Projektleistung können ein eigener Stundensatz oder ein Multiplikator hinterlegt werden. Dadurch lässt sich der finanzielle Wert der erfassten Zeit genauer auf die Projektvereinbarung abbilden.
Fehlt bei einem Budgetprojekt ein Budget, erscheint ein Hinweis. Wenn der Verbrauch aus Reportings und Fremdkosten das Budget überschreitet, zeigt worqy eine Budgetwarnung und markiert den verbleibenden Wert entsprechend.
Standardleistungen gehören zum allgemeinen Leistungskatalog deines Kunden. Sie können bei der Zeiterfassung als Leistung ausgewählt werden. Ein Projekt kann zusätzlich eigene Projektleistungen mit eigener Bezeichnung, Beschreibung, Budget, Stundensatz oder Multiplikator erhalten.
Wichtig: Der Projekttyp verändert den globalen Standardleistungskatalog nicht automatisch. Wenn für ein Projekt eigene Projektleistungen vorhanden sind, verwendet worqy diese im Reporting-Kontext anstelle der Standardleistungen. Dadurch ändert sich die Leistungsauswahl innerhalb dieses Projekts, ohne dass die globalen Standardleistungen überschrieben werden.
Erfasste Zeiten, Leistungen, Auswertungen und die worqy-ai-Projektzusammenfassung zum Aufwand des Projekts, siehe Reportingdetails →.
Budgettyp, Budgethöhe, Verbrauch und verbleibender Spielraum für Budgetprojekte.
Externe Kosten und Ausgaben, die zusätzlich zu internen Reportings am Projekt anfallen.
Projektbezogene Aufgaben und nächste Schritte. Die zentrale Todo-Navigation bleibt dabei der gemeinsame Ort für Boards und Aufgaben.
Wenn die Berechtigung vorhanden ist, kannst du ausgewählte Projektinformationen als PDF-Bericht exportieren.
Lege Projekte möglichst mit vollständigem Kundenbezug, verantwortlicher Person und passendem Projekttyp an. So bleiben Übersicht, Auswertungen und Budgetkontrolle zuverlässig.
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