Academy
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Ein sauber angelegtes Projekt ist die Grundlage für Reportings, Budgets und die tägliche Zusammenarbeit. Hier erfährst du, wo du den Dialog öffnest, welchen Projekttyp du auswählst und welche Angaben sich dadurch verändern.
Lege ein Projekt an, sobald ein neues Kundenmandat, ein internes Vorhaben oder ein eigenes Budget gestartet wird. Wähle nicht einfach den erstbesten Typ: Die Auswahl entscheidet, welche Felder angezeigt werden und wie spätere Reportings, Leistungen und Kosten behandelt werden.
Wenn die Funktion für deine Organisation verfügbar ist, kann dich worqy ai bei einem passenden Projektnamen unterstützen. Die fachlichen Angaben wie Kunde, Projekttyp, Status und Verantwortlichkeit prüfst und entscheidest du selbst.
Du öffnest die Projektanlage in der Projektübersicht. Klicke dort oben rechts auf „Projekt anlegen“. Anschließend erscheint der Dialog „Projekt anlegen“.
Beginne im Dialog mit der Auswahl des Projekttyps. Erst danach füllst du die übrigen Felder aus, weil sich die verfügbaren Angaben an den gewählten Typ anpassen.
Der Projekttyp ist keine reine Bezeichnung. Er legt fest, ob ein Kunde benötigt wird, wie der Startstatus funktioniert und ob der finanzielle Verbrauch über Projektleistungen und Budgets verfolgt wird.
Wähle diesen Typ für abrechenbare Kundenprojekte, bei denen Arbeitszeiten nach Leistungen und Stundensätzen ausgewertet werden. Ein Kunde ist erforderlich. Die Beschreibung eines späteren Reportings wird bei diesem Typ als Pflichtangabe behandelt.
Dieser Typ eignet sich, wenn du einen finanziellen Rahmen über einzelne Projektleistungen planen möchtest. Das Gesamtbudget entsteht aus den Budgets dieser Leistungen. Reportings und Fremdkosten werden anschließend als Verbrauch gegenübergestellt.
Nutze diesen Typ für interne Vorhaben ohne Kundenabrechnung. Das Kundenfeld wird ausgeblendet. Zeiten können dokumentiert werden, werden aber nicht wie bei einem externen Kundenprojekt behandelt.
Wähle zuerst Stundenabrechnung, Budgetplanung oder Intern. Prüfe die Auswahl, bevor du weitere Angaben machst, weil der Typ die folgenden Felder beeinflusst.
Vergib einen eindeutigen Namen, an dem dein Team und der Kunde das Projekt später sicher erkennen. Vermeide allgemeine Bezeichnungen wie „Neues Projekt“.
Bei Stundenabrechnung und Budgetplanung ordnest du das Projekt einem Kunden zu. Bei internen Projekten steht dieses Feld nicht zur Verfügung.
Das Startdatum markiert den Beginn des Vorhabens und hilft später bei Sortierung, Planung und zeitlicher Einordnung.
Wähle den Status, der zum tatsächlichen Start passt. Je nach Projekttyp stehen unterschiedliche Startstatus zur Verfügung; interne Projekte starten beispielsweise als „läuft“.
Ordne eine verantwortliche Person zu, damit Zuständigkeit und nächste Schritte im Projekt eindeutig bleiben.
Beim Typ „Stundenabrechnung“ legst du ein Kundenprojekt an, dessen Aufwand über Reportings nachvollziehbar bleibt. Ordne deshalb den richtigen Kunden zu und verwende einen Namen, der Auftrag oder Kampagne eindeutig beschreibt.
Die später ausgewählte Leistung beeinflusst die Zuordnung und kann den verwendeten Stundensatz oder Multiplikator bestimmen.
Beim Typ „Budgetplanung“ legst du zunächst nur den Projektrahmen an. Das eigentliche Gesamtbudget entsteht anschließend auf der Budgetseite aus den einzelnen Projektleistungen.
Plane zum Beispiel eigene Positionen für Konzeption, Design und Entwicklung. Jede Position kann ein eigenes Budget und einen eigenen Satz erhalten.
Wähle „Intern“, wenn kein Kunde abgerechnet werden soll, zum Beispiel für interne Prozesse, Marketing oder die Entwicklung eigener Werkzeuge. Das Kundenfeld wird in diesem Modus nicht benötigt.
Auch interne Projekte sollten einen klaren Namen und eine verantwortliche Person erhalten. So kannst du interne Zeiten später von Kundenaufwand unterscheiden.
Wenn worqy ai für deinen Kunden verfügbar ist, unterstützt dich die Projektanlage an zwei Stellen. Die Vorschläge sind eine Arbeitshilfe: Prüfe Namen und Beschreibung fachlich, bevor du sie übernimmst.
Gib im Feld „Projektname“ mindestens drei Zeichen ein. worqy ai berücksichtigt den eingegebenen Namen und – sofern ausgewählt – den Kunden, um eine klarere oder passendere Variante vorzuschlagen. So kannst du einen bestehenden Projektnamen verbessern, ohne ihn komplett neu formulieren zu müssen. Klicke auf „worqy ai Vorschlag“, wenn du die Verbesserung in das Namensfeld übernehmen möchtest.
Klicke im Feld „Beschreibung“ auf das worqy-ai-Symbol. Im Dialog „worqy ai: Projektbeschreibung generieren“ beschreibst du zunächst den Inhalt und Kontext des Projekts. Lege anschließend die maximale Wortzahl zwischen 10 und 50 fest und klicke auf „Generieren“.
Die Antwort erscheint in einem bearbeitbaren Feld. Du kannst sie anpassen und anschließend mit „Übernehmen“ in die Projektbeschreibung einsetzen.
Nach dem Anlegen findest du das Projekt in der Übersicht. Öffne die Projektdetails, um Beschreibung, Status und weitere Stammdaten zu ergänzen.
Prüfe, ob Standardleistungen ausreichen oder ob das Projekt eigene Leistungen benötigt. Bei Budgetprojekten bilden die eigenen Projektleistungen später den Budgetrahmen.
Sobald das Projekt angelegt und zugänglich ist, können Arbeitszeiten auf passende Leistungen gebucht werden. Bei Stundenprojekten ist eine konkrete Beschreibung besonders wichtig.
Lege den Projekttyp und den Kunden sorgfältig fest. Eine eindeutige Bezeichnung, ein passender Status und eine verantwortliche Person sparen dir später Rückfragen bei Reportings und Budgetplanung.
Ein angelegtes Projekt lässt sich später nicht mehr löschen. Prüfe deine Angaben deshalb einmal in Ruhe, bevor du das Projekt anlegst.
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