Todo-Import per E-Mail
Sende Aufgaben an deine persönliche Todo-Import-Adresse. worqy übernimmt die E-Mail als Todo und kann aus klar formulierten Teilaufgaben zusätzlich Checklistenpunkte ableiten.
Die persönliche Import-Adresse finden
Öffne im worqy-Menü den Bereich „Todos Import“. Oben auf der Seite wird deine persönliche „Import-Adresse“ angezeigt. Sende E-Mails ausschließlich an diese Adresse, damit sie deinem Benutzerkonto zugeordnet werden können.
Die Import-Adresse ist persönlich. Teile sie nur mit Personen oder Systemen, die Aufgaben für dich in worqy anlegen dürfen.
Eine Aufgabe per E-Mail senden
Formuliere den Betreff als kurze Aufgabe und schreibe ergänzende Informationen in den Nachrichtentext. Der Betreff wird zum Todo-Titel, der bereinigte Nachrichtentext zur Beschreibung. Ein klar erkennbares Datum kann als Fälligkeit übernommen werden.
Nach der Verarbeitung wird das Todo in deinem persönlichen Board angelegt. Eine Bestätigung informiert über die Erstellung und nennt gegebenenfalls nicht übernommene Anhänge.
Teilaufgaben mit worqy ai erkennen lassen worqy ai
Aus konkreten Aufzählungen, Checkboxen oder eindeutig formulierten Arbeitsschritten kann worqy ai einzelne Checklistenpunkte ableiten. Die Punkte werden kurz und als einzelne Handlung formuliert. Ein Datum wird nur übernommen, wenn es aus der E-Mail eindeutig hervorgeht.
Allgemeine Informationen, Fragen oder unklare Wünsche werden nicht automatisch zu Checklistenpunkten. Prüfe deshalb die erzeugte Checkliste im Todo und passe sie bei Bedarf an.
Dateien aus der E-Mail
Erlaubte Anhänge können direkt am neu angelegten Todo gespeichert werden. Nicht erlaubte Dateitypen oder Dateien über der maximalen Größe werden nicht übernommen und in der Rückmeldung aufgeführt. Der übrige E-Mail-Inhalt kann trotzdem als Todo verarbeitet werden.
Erkannte Todos im Importbereich prüfen
Im Bereich „Todos Import“ werden eingegangene Inbox-Mails und erkannte Aufgaben angezeigt, sofern sie dort zur Prüfung bereitstehen. Du kannst Titel, Fälligkeit, Priorität, Projekt und Zuständigkeit vor der Übernahme anpassen.
Mit „Übernehmen“ legst du einen einzelnen Vorschlag an. Mit „Alle übernehmen“ übernimmst du die Vorschläge einer Mail mit den gewählten Standardwerten für Projekt, Zuweisung und Priorität.
Vorschläge löschen
Ein einzelner Vorschlag wird über „Löschen“ entfernt. Mit der Aktion zum Leeren entfernst du alle Vorschläge einer Mail. Diese Aktionen ändern nicht die ursprüngliche E-Mail in deinem Mailprogramm.
Rechte und Budget
Für den Importbereich brauchst du die passende Berechtigung. Damit ein erkannter Vorschlag als Todo angelegt werden kann, ist zusätzlich die Berechtigung zum Erstellen von Todos erforderlich. Eine Zuweisung an andere Personen setzt die passende Zuweisungsberechtigung voraus.
Die automatische Checklistenanalyse verwendet das worqy-ai-Kontingent des Kunden. Wenn das Monatslimit erreicht ist, kann das Todo je nach Verarbeitung ohne diese Analyse angelegt werden oder die Verarbeitung wird abgebrochen. Der zuständige Administrator kann das Budget prüfen.
Tipp
Schreibe pro Arbeitsschritt eine eigene Zeile und beginne mit einem klaren Verb. So kann worqy ai aus der E-Mail leichter eine sinnvolle Checkliste erzeugen.
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