Eingangsrechnung erfassen und prüfen
Lade eine Lieferantenrechnung hoch, lasse Daten und Positionen erkennen, prüfe die automatische Projektzuweisung und speichere die Eingangsrechnung als Grundlage für deine Kosten.
Entwurf anlegen
Öffne die Übersicht und klicke auf „Eingangsrechnung anlegen“. worqy legt einen Entwurf an. Du kannst alternativ aus einem Projekt heraus starten; dann wird das Projekt direkt als Ausgangspunkt übernommen.
Für das Anlegen und Bearbeiten benötigst du die passende Berechtigung.
Lieferant und Rechnungsdaten erfassen
Wähle den Lieferanten und prüfe RG-Nummer sowie RG-Datum. Jede Angabe wird einzeln bearbeitet und gespeichert.
Fehlt ein Lieferant oder wurde eine Rechnungsnummer nicht erkannt, ergänzt du den Wert manuell. Prüfe die Angaben immer gegen das Originaldokument.
PDF hochladen und automatisch auslesen
Ziehe die PDF-Datei in den Uploadbereich oder klicke darauf, um eine Datei auszuwählen. Der Upload zeigt den Fortschritt und verarbeitet anschließend den Beleg.
Enthält die Datei strukturierte ZUGFeRD-Daten, werden diese zuerst geprüft. Zusätzlich kann worqy ai den PDF-Inhalt analysieren und Rechnungsdaten sowie Positionen erkennen. Nicht erkannte oder unklare Werte bleiben zur manuellen Prüfung offen.
worqy ai bei der PDF-Erkennung verwenden worqy ai
worqy ai liest aus dem PDF zum Beispiel Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Beschreibungen, Nettobeträge und Steuersätze aus. Erkannte Positionen können anschließend in die Eingangsrechnung übernommen werden.
Die Erkennung ersetzt nicht die Prüfung: Vergleiche alle Werte, insbesondere Beträge, Steuer und Lieferant, mit dem PDF. Bei fehlenden oder nicht lesbaren Informationen korrigierst du die Felder manuell.
Positionen und Summen prüfen
Jede Position enthält Projekt, Titel, Beschreibung, Netto-Betrag und Mehrwertsteuersatz. Du kannst Positionen hinzufügen, löschen und per Drag-and-drop sortieren.
worqy berechnet Netto-, Steuer- und Bruttosumme neu. Prüfe die einzelnen Steuersätze und die Gesamtsummen vor dem Speichern.
Automatische Projektzuweisung prüfen
Wenn worqy ai in einer Position eine vierstellige Projektnummer erkennt, sucht worqy nach einem passenden Projekt. Berücksichtigt werden Projekte mit dem Status „läuft“ oder „abrechnung“.
Die erkannte Zuordnung wird an der Position vorgeschlagen. Prüfe, ob Nummer und Projekt wirklich zur Lieferantenrechnung gehören. Wenn keine eindeutige Nummer erkannt wird, bleibt „kein Projekt“ möglich. Eine falsche automatische Zuordnung korrigierst du direkt im Projektfeld.
Speichern und Beleg verwalten
Speichere Lieferant, Rechnungsdaten, Positionen und Projektzuordnungen gemeinsam. Die PDF bleibt als Beleg an der Eingangsrechnung hinterlegt.
Wenn ein falscher Beleg hochgeladen wurde, kannst du ihn ersetzen oder entfernen. Prüfe nach dem Speichern erneut die Summen und die Projektzuordnung.
In eine Ausgangsrechnung umwandeln
Mit „Weiterberechnen“ kannst du eine Eingangsrechnung in eine Ausgangsrechnung überführen, wenn du dafür die Rechte zum Anlegen und Anzeigen von Dokumenten besitzt.
Projekt, Kunde und Positionen werden übernommen. Die neue Ausgangsrechnung bleibt ein Entwurf und muss anschließend im Rechnungsbereich geprüft und abgeschlossen werden.
Entwurf löschen
Mit „Löschen“ entfernst du die Eingangsrechnung nach Bestätigung im Dialog. Dabei werden auch die zugehörigen Positionen und der hinterlegte Beleg entfernt.
Der Löschvorgang setzt die passende Berechtigung voraus und sollte nur verwendet werden, wenn der Beleg nicht mehr benötigt wird.
Tipp
Nutze worqy ai für die schnelle Erfassung, aber prüfe vor dem Speichern immer Original-PDF, Lieferant, Beträge, Steuersätze und automatische Projektzuweisung.
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